L’ordonnance du 22 septembre 2017 a fusionné les anciennes instances représentatives du personnel (comité d’entreprise, CHSCT et DP) au sein du comité social et économique (CSE). Cette instance désormais unique est obligatoire dans les entreprises embauchant au moins 11 salariés. Elle a la charge de toutes les décisions importantes relevant du périmètre de compétence des représentants du personnel. Ses délibérations sont votées lors de la séance du CSE qui se retrouve donc au cœur du processus de dialogue social. Une excellente préparation s’impose en conséquence, du côté des élus comme de celui de l’employeur. Si certaines dispositions sont imposées par le Code du travail, d’autres sont à la libre appréciation des protagonistes. Vous êtes secrétaire, président ou membre d’un comité social et économique ? Dans cet article, Congrès 2000 vous aide à y voir plus clair pour organiser une réunion de CSE fluide et efficace.
Planifier un calendrier
Tout d’abord, rappelons que la fréquence des réunions n’est à la discrétion ni de l’employeur ni du secrétaire de CSE. Elle dépend de la taille et de l’effectif de l’entreprise, mais peut être fixée par accord. En l’absence d’accord, le Code du travail distingue la fréquence des réunions en fonction de l’effectif de l’entreprise. Au-delà de 300 salariés, le CSE se réunit au moins une fois par mois. Dans les sociétés dont l’effectif est inférieur à 300 salariés, la fréquence de réunion est a minima tous les deux mois. En dehors de ces séances ordinaires, certains événements – en rapport par exemple avec les attributions du CSE en matière de sécurité et de conditions de travail – imposent parfois une réunion extraordinaire.
Une fois le nombre de réunions annuelles fixé, encore faut-il en déterminer le calendrier : en principe, il revient à l’employeur de fixer le jour et l’heure des sessions de CSE. Pour autant, il est vivement conseillé de prévoir un calendrier prévisionnel qui convienne à la plupart des membres de l’instance. N’oubliez pas de prendre en compte notamment les vacances scolaires et les ponts éventuels ! La réunion se déroule pendant les heures de travail et non sur le temps de délégation.
Rédiger un ordre du jour clair et précis
L’ordre du jour du CSE rassemble l’ensemble des points qui seront abordés au cours de la séance. À ce titre, il permet aux membres de l’instance de préparer correctement les débats. Il est établi d’un commun accord entre le président du CSE, c’est à dire l’employeur ou son représentant, et le secrétaire, conformément à l’article L.2315-29 du Code du travail.
L’ordre du jour doit être rédigé avec rigueur et précision : un document trop flou peut en effet entraîner l’annulation des décisions prises ! Il est également important de distinguer dans l’ordre du jour les informations aux membres du CSE, des consultations qui requièrent le vote des élus. Le bon sens recommande de faire apparaître les questions les plus importantes en premier pour y consacrer le temps nécessaire.
Par ailleurs, certaines thématiques peuvent être rendues obligatoires, par la loi, le règlement intérieur du CSE ou un accord collectif de travail. Citons par exemple la consultation annuelle sur les orientations stratégiques de l’entreprise. Ces questions sont donc inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président ou le secrétaire. Il ne leur est pas possible d’en refuser l’inscription.
Enfin, il est possible d’insérer une rubrique « questions diverses » pour des sujets de moindre importance, à condition d’éviter d’en faire une catégorie fourre-tout.
Attention, même si certaines jurisprudences divergent sur ce point, une fois signé par le président et le secrétaire, l’ordre du jour du CSE ne peut plus être modifié.
L'envoi de la convocation, de l'ordre du jour et des documents préparatoires
Il appartient au président du CSE de procéder à la convocation. Cette dernière indique bien entendu la date et l’heure de la réunion, ainsi que ses modalités pratiques (salle, visio). La loi n’impose pas de délai minimum entre l’envoi de la convocation et la tenue de la réunion. L’employeur doit cependant l’adresser dans un délai raisonnable. La convocation est envoyée individuellement aux membres titulaires et aux représentants syndicaux au CSE. Notons que les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence des membres titulaires et qu’il n’est donc pas obligatoire de les convoquer. Le règlement intérieur ou un accord peut cependant organiser les modalités de la suppléance. En tout état de cause, les suppléants doivent recevoir l’ordre du jour de la réunion et, dans l’hypothèse où ils devraient remplacer un titulaire, être au courant de la date, de l’heure et du lieu de la réunion.
Quant à l’ordre du jour de la réunion CSE, il doit être communiqué au moins 3 jours calendaires avant la date de la réunion, délai qui passe à 8 jours pour le CSE central (CSEC). La loi impose de l’envoyer également à l’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi qu’à l’agent des services de prévention des organismes de Sécurité Sociale.
En général, la convocation est accompagnée de l’ordre du jour ainsi que des documents nécessaires à la préparation de la réunion. Il va de soi que, plus tôt les éléments nécessaires à la préparation de la séance seront envoyés, meilleurs seront les débats. Le dialogue social y gagnera en sérénité !
Organiser une réunion préparatoire au CSE (facultatif)
Les élus peuvent éprouver le besoin de réfléchir en amont à leurs délibérations. Les réunions préparatoires sont l’occasion d’approfondir certaines analyses ou d’aborder des points d’organisation interne. Elles peuvent aussi se dérouler en présence d’experts missionnés par le CSE pour préparer leur intervention lors de la prochaine réunion du CSE. Elles sont laissées à la libre appréciation des membres du CSE. Le temps consacré à ces réunions préparatoires s’impute sur les heures de délégation.
Une animation efficace le jour J
Les séances du CSE, ou du CSEC, sont présidées et animées par l’employeur ou son représentant. Il gère les débats et la prise de parole entre les différents intervenants. Il veille à ce que l’ensemble des participants puissent s’exprimer librement, tout en assurant la police de la salle. Le président est attentif également à ne pas traiter les questions qui sortent du cadre de l’ordre du jour et à fixer un temps limité pour chaque sujet. Enfin, récapituler les votes et décisions prises au nom du groupe à l’issue de chaque point traité est une bonne pratique utile à chaque participant et précieuse pour la rédaction du PV de la séance.
Vous êtes secrétaire de CSE ? Vous souhaitez vous consacrer pleinement à l’organisation des séances et participer sereinement aux débats lors des réunions de CSE ? Découvrez toutes les bonnes raisons de nous déléguer la rédaction de vos PV de CSE. N’hésitez pas à nous contacter. Toute l’équipe de Congrès 2000 est à votre disposition pour étudier la solution qui répondra le mieux à vos besoins.
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