En littérature, l’auteur peut s’adonner à des phrases prolixes, complexes et, pourquoi pas, inventer son propre style. Il en va tout autrement dans le cadre des écrits professionnels, qui plus est lorsqu’il s’agit de rédiger un compte rendu de réunion ! La forme est alors exclusivement au service du message à passer. La concision et la clarté doivent servir de boussole au rédacteur pour délivrer un texte efficace et agréable à lire. Cette faculté s’acquiert avec l’expérience, le travail… et un peu d’aide ! Dans cet article, Congrès 2000 vous délivre ses 10 conseils pour rédiger vos textes de façon claire et concise.
1) Rédiger des phrases courtes
Un style simple, sans fioritures, facilite la lecture des comptes rendus, synthèses, notes, rapports, etc. Le lecteur doit comprendre le texte en un seul passage. La longueur optimale des phrases dépend de la connaissance que leur cible a du sujet, mais également du support de lecture. Le rédacteur doit donc se mettre à la place de son lectorat. Ayez à l’esprit qu’il est plus difficile de lire sur écran que sur papier. Dans le milieu professionnel, la lecture s’effectue aujourd’hui quasi exclusivement sur écran. On considère dans ces conditions que le nombre optimum de mots se situe entre 15 et 18. Attention, la répétition de phrases courtes peut aussi lasser le lecteur ! Veillez par conséquent à varier le rythme du texte en alternant phrases courtes et phrases plus longues.
2) Alléger les phrases
Pour rédiger de façon claire et concise, limitez-vous à une idée par phrase. Scindez les phrases trop longues. N’hésitez pas à recourir à la ponctuation pour vous aider : deux points ou un point-virgule vous permettront de créer des phrases courtes et séquencées !
Ex : Dans le cadre de la finalisation du projet X dont il gère la coordination, M. X demande qu’on lui transmette les dates de disponibilité pour convenir d’une réunion de travail qui permettra de préparer la brochure de lancement auprès des clients. → X est chargé de la coordination du projet X. Il invite chacun à lui transmettre ses disponibilités en vue d’une réunion de travail : l’objectif sera de préparer la brochure de lancement auprès des clients.
3) Construire des phrases simples
Évitez de perdre votre lecteur qui doit comprendre immédiatement le cœur de votre message. L’ordre des mots est donc primordial. Dans le cadre d’un compte rendu, la structure sujet + verbe + complément est efficace, d’autant plus si elle est placée en début de phrase. Là encore, il est permis de varier de temps en temps la structure de la phrase pour éviter de lasser le lecteur.
4) Limiter les « de »
L’emploi abusif de « de » alourdit le style et ralentit la compréhension du texte.
Ex. La volonté de ne pas retarder la date de livraison du nouveau logiciel est un sujet de préoccupation de l’ensemble de l’équipe. → Toute l’équipe souhaite ne pas retarder la livraison du nouveau logiciel.
5) Traquer les conjonctions « que », « qui », « dont »
Un à deux « que » suffisent dans une phrase. Au-delà, le lecteur perdra le fil et devra revenir en arrière pour comprendre ce qu’il lit. Formez plutôt plusieurs phrases en utilisant les deux points ou remplacez les propositions par des noms, adjectifs ou verbes à l’infinitif.
Ex : Ils constatent que le résultat obtenu n’est pas à la hauteur de l’objectif qu’ils s’étaient fixé qui était de former tous les salariés avant la fin de l’année. → Le résultat obtenu ne remplit pas l’objectif fixé : former tous les salariés avant la fin de l’année. Ou bien : Le résultat obtenu ne remplit pas l’objectif de former tous les salariés avant la fin de l’année.
N.B. : Évidemment, certains « que » sont indispensables à la cohérence et à la compréhension du texte. C’est le cas pour certains verbes : « estimer que », « réclamer que », etc.
6) Privilégier les phrases affirmatives
Le lecteur comprend plus rapidement une phrase affirmative et adhère plus facilement au message véhiculé.
Ex : Il demande de ne pas oublier de transmettre ses dates de disponibilité avant la fin du mois. → Il invite chacun à transmettre ses disponibilités avant la fin du mois.
7) Opter pour la forme active plutôt que passive
Petit rappel un peu scolaire : dans la forme active, le sujet fait l’action. Il subit l’action dans la forme passive. La forme active raccourcit la phrase et met l’accent sur le sujet et son action.
Ex. : Le recrutement est assuré par l’agence. → L’agence assure le recrutement.
8) Privilégier la tournure personnelle plutôt qu’impersonnelle
Les tournures impersonnelles (« il semble », « il est important ») fourmillent dans les comptes rendus de réunion, surtout lorsqu’ils sont rédigés au style indirect. Leur utilisation massive provoque un effet de lourdeur et de distance. Dès que possible, remplacez ces tournures impersonnelles par des verbes actifs.
Ex : Il est indispensable que chacun réagisse car il semble que la situation se dégrade. → Chacun doit réagir car la situation tend à se dégrader.
9) Traquer les mots faibles et varier son vocabulaire
« Être », « avoir », « dire », « faire », « il y a », ces termes manquent de précision. Ils sont fades et diminuent la portée du texte. Préférez-leur un verbe d’action précis. La langue française offre un large panel de mots, utilisez-les ! Il y a des erreurs dans le compte rendu. → Le compte rendu comporte des erreurs. La direction fait beaucoup d’actions de prévention → La direction organise beaucoup d’actions de prévention.
10) Éliminer les pléonasmes et le superflu
Lors de la relecture de votre premier jet, éliminez les formulations inutiles ou redondantes.
Ex : Il croit pouvoir affirmer que refaire passer l’information n’est pas inutile. → Refaire passer l’information s’avère nécessaire.
Un dernier conseil : laissez reposer un peu votre texte (comme un bon vin) avant une dernière relecture ! N’hésitez pas à relire certaines phrases à haute voix pour vérifier leur fluidité. Besoin d’aide pour rédiger vos comptes rendus de réunion ? Découvrez toutes les solutions rédactionnelles que vous propose Congrès 2000.
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