Dans un précédent article, nous vous présentions les étapes clés de la rédaction d’un compte-rendu de réunion. Aujourd’hui, nous nous intéressons plus particulièrement à l’art difficile de la synthèse. La transcription d’une réunion est un élément précieux à archiver pour de multiples raisons, notamment juridiques. Pour autant, une transcription n’est pas un outil adapté à une large diffusion : trop chronophage et fastidieuse à lire en raison de son style oral parfois très délayé ! Une synthèse est souvent incontournable, notamment pour communication aux salariés d’une entreprise (compte rendu de réunion de CSE par exemple). C’est alors qu’une question existentielle s’impose au rédacteur : quelle recette appliquer pour réduire un texte sans déformer les propos des intervenants ? Dans cet article, Congrès 2000 vous délivre ses meilleurs ingrédients pour rédiger une synthèse de réunion légère et digeste !
Les maîtres mots : brièveté et concision
En moyenne, la transcription d’une réunion s’étend sur une longueur de 18-20 pages/heure (arial, 11). Bien entendu, ce volume varie en fonction du débit verbal des interlocuteurs, ainsi que de la nature et du climat des échanges (présentation, débats, questions-réponses, etc.). La première question à se poser porte donc sur la longueur de la synthèse. Un format standard consiste à réduire la transcription au tiers de son volume initial. Cependant, toutes les options sont ouvertes. Ainsi Congrès 2000 propose à ses clients de s’adapter à leurs besoins spécifiques (voir nos prestations).
Supprimer toutes les répétitions
Une fois le volume déterminé, adopter quelques reflexes permet d’atteindre l’objectif fixé. Fréquenter régulièrement les réunions professionnelles permet de constater que la plupart des intervenants reformulent une à deux fois leurs propos au sein d’une même intervention. Cela peut sembler étonnant mais les raisons en sont toutes simples, bien qu’inconscientes ! L’orateur s’assure ainsi qu’il n’a rien oublié, apporte parfois une nuance ou une précision, ou vérifie juste que ses propos sont bien compris par l’auditoire. Ces petites manies sont du pain béni pour le rédacteur de synthèse qui n’a plus qu’à compresser le texte et à pratiquer le trois en un.
De même, quand un débat est vif, les protagonistes se renvoient souvent les mêmes arguments dans l’espoir (fréquemment déçu) que leur contradicteur, de guerre lasse, se rangera à leur avis. Là encore, pour rédiger une synthèse de réunion, l’auteur n’a plus qu’à resserrer le discours tout en laissant transparaître le désaccord persistant.
Mettre en avant les idées principales
Élaguer et ne garder que la substantifique moelle du discours, tel est bien sûr l’objectif de la synthèse. Si l’intervention est bien structurée et s’appuie sur un support de présentation, le rédacteur n’a plus qu’à reprendre les grands titres avec un résumé succinct du développement. Cependant, trier les informations peut s’avérer plus compliqué. « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire viennent aisément. » disait Nicolas Boileau. Pourtant, certains orateurs tournent autour du pot et ne savent pas très bien eux-mêmes comment formuler ce qui les préoccupe. Ils s’étalent, citent telle et telle situation avant souvent, en conclusion, d’en arriver réellement au vif du sujet. Tout le talent du rédacteur consiste à saisir l’enjeu essentiel de l’intervention, à supprimer les disgressions et à ne conserver que les exemples pertinents.
Combattre les périphrases
Petite devinette : quel est le point commun entre un rédacteur de synthèse et l’Olympique de Marseille ? Ils ont pour devise « Droit au but » bien sûr ! Comme l’exprime parfaitement Le Robert, « une périphrase est l’expression par plusieurs mots d’une notion qu’un seul mot pourrait exprimer ». La périphrase est donc interdite de séjour dans une synthèse…tout comme le supporter parisien ne peut pénétrer dans le stade mythique de la cité phocéenne !
Rédiger une synthèse de réunion fluide et efficace
Reformuler et affûter son vocabulaire
Pour une synthèse précise et percutante, exit l’oralité des débats ! À la différence de la transcription qui colle au style oral, un langage soutenu doit être adopté tout en restant compréhensible. Pour cela, haro sur les tics verbaux, les répétitions. Sus aux mots faibles ou trop génériques : « faire », « avoir », « sembler », « permettre »… Armez-vous de verbes forts et qui expriment l’action (« construire », « posséder », « autoriser » , etc.).
Privilégiez les hyponymes aux hyperonymes qui sont les termes les plus précis d’un champ sémantique. Par exemple, des mots comme « maison », immeuble ou hangar sont des hyponymes du mot « bâtiment » qui est leur hyperonyme.
Construire des phrases courtes et structurées
L’objectif d’une synthèse est d’être parcourue rapidement. Par conséquent, le lecteur doit comprendre ce qu’il lit du premier coup d’œil. Une phrase ne doit véhiculer qu’une idée. Soyez sans pitié pour les constructions fleuves ponctuées de pronoms relatifs et de participes présents, quitte à tailler impitoyablement dans le vif. Optez pour la légèreté !
N’oubliez pas d’articuler les phrases les unes avec les autres grâce aux multiples locutions disponibles (“premièrement”, “en outre”, “de surcroît”) pour retranscrire l’enchaînement et la hiérarchie des idées. La lecture n’en sera que plus fluide et la compréhension facilitée.
Respecter le fond
Il peut arriver néanmoins au rédacteur de ne pas comprendre la teneur de tel passage d’un discours, d’autant plus s’il n’a pas été acteur de la réunion et si le sujet est très technique. Quelle attitude adopter alors pour la synthèse ? Tout dépend de la longueur du texte. Quoi qu’il en soit une règle d’or s’impose : aussi importante soit-elle, la forme se met au service du fond. Un rédacteur de synthèse doit rester neutre et objectif. Mieux vaut dans ces conditions conserver le texte d’origine de façon littérale plutôt que de risquer de le déformer
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