Dans le cadre de l’épidémie de Covid-19 ayant émergé en mars 2020, la loi d’état d’urgence sanitaire a adopté des mesures exceptionnelles pour déployer les réunions des instances représentatives du personnel à distance, sans limitation et par tout moyen. Jusqu’au 30 septembre 2021, ces dispositions, par définition temporaires, ont permis aux CSE et CSCCT de remplir leurs missions à un moment où, plus que jamais, les salariés avaient besoin d’être protégés et représentés. Aujourd’hui, la crise est passée et les représentants du personnel retrouvent avec plaisir leurs collègues en présentiel. Néanmoins, l’épidémie n’est pas terminée et les attentes des uns et des autres ont évolué : souplesse, télétravail mais aussi sobriété énergétique sont devenus les maîtres mots en entreprise. L’e-dialogue social a donc de beaux jours devant lui. Congrès 2000 vous explique tout ce qu’il faut savoir pour organiser une réunion de CSE en visioconférence.
Les avantages et les limites des réunions du CSE à distance
Hors crise sanitaire, la question de continuer à organiser certains CSE en distanciel s’est posée dans de nombreuses entreprises. La bonne réponse n’est pas si évidente. En effet, sur ce sujet les avis sont très partagés dans la mesure où réunir une instance à distance présente autant d’avantages que d’inconvénients :
Commençons par les avantages :- Les séances sont maintenues malgré les impondérables (grèves, évènements climatiques extrêmes…) ;
- Les réunions sont souvent moins longues car les interventions sont plus concentrées ;
- Les sessions sont conciliables avec les jours de télétravail des uns et des autres, facilitant ainsi la planification du calendrier ;
- La visioconférence dispense de déplacements les élus et intervenants dispersés sur différents sites, parfois à travers tout le pays : cela signifie moins de fatigue, des économies de temps et d’argent, mais aussi un meilleur bilan environnemental pour l’entreprise, surtout si cela évite des vols en avion ;
- Des difficultés techniques (connexion instable, panne de réseau, d’électricité) peuvent toujours nuire à la qualité des débats.
- La perte de contact visuel diminue fortement la communication non verbale (postures, vision des réactions des interlocuteurs) et peut perturber la compréhension et la qualité des échanges.
- Quel que soit le contexte, chacun sait que la proximité est une dimension essentielle pour créer du lien entre les protagonistes, y compris dans les moments informels (déjeuner, pause-café…).
En conséquence, certains sujets semblent pouvoir être traités à distance par visioconférence, d’autres moins. Pour la Fondation Jean Jaurès, « un des enjeux du dialogue social moderne sera de conjuguer les nouvelles formes d’organisation du travail et du dialogue social avec cette nécessaire proximité. » Le e-dialogue social semble donc pouvoir perdurer après la crise à condition qu’il soit conjugué avec des réunions en présentiel.
Les dispositions du Code du travail relatives au CSE à distance
Le mode d’organisation des réunions du Comité Social et Économique est par principe la tenue de réunions en présentiel. Toutefois, il est parfois permis à l’employeur de recourir à la visioconférence sans accord préalable des élus du CSE. Hors loi sur l’état d’urgence, l’article L.2315-4 du Code du travail ne prévoit cette possibilité que par accord entre l’employeur et les membres du CSE. Sans accord, l’organisation de la réunion du CSE par visioconférence est limitée à trois réunions par an. Les élus ne peuvent alors pas s’y opposer. Cette disposition peut donc être d’un précieux recours pour l’employeur confronté à des cas de force majeure (neige, grève des transports publics ou autre imprévu).
Le Code du travail ne précise pas selon quelles modalités l’accord pour le recours à la visioconférence doit être conclu. Il peut donc prendre diverses formes :
- un accord spécifique ;
- le vote d’une résolution à la majorité des élus en réunion plénière ;
- une clause du règlement intérieur du comité.
Les parties à l’accord en déterminent librement le contenu et peuvent par exemple fixer le nombre de réunions en visioconférence. Il est possible aussi de prévoir des séances hybrides distanciel/présentiel.
Le déroulement et l'organisation matérielle de la réunion du CSE en visioconférence
La convocation à la réunion en visioconférence obéit aux mêmes règles que le présentiel (voir notre article sur l’organisation de la réunion de CSE). Seuls les membres titulaires du CSE ou amenés à suppléer un titulaire sont autorisés à participer aux réunions du CSE.
L’employeur fournit les outils nécessaires à la tenue d’une réunion du CSE en visioconférence à chacun des membres du CSE. Les objectifs d’une réunion de CSE, qu’elles soient en présentiel ou en visioconférence, demeurent identiques : présenter et débattre des projets de l’entreprise, voter les actions sociales, etc. Chacun est donc susceptible d’intervenir et doit pouvoir être identifié. La transmission de l’image et du son doit être instantanée et de bonne qualité. La plupart des plateformes de téléconférence garantissent ces fonctionnalités.
Pour éviter que plusieurs acteurs ne s’expriment simultanément, l’organisation d’un tour de paroles peut s’avérer nécessaire. En cas de réunion hybride, il faudra alors prendre bien garde que les personnes à distance participent autant que les autres aux débats. Une formation peut être assurée pour les représentants du personnel non familiarisés avec les techniques de visioconférence.
Que ce soit pour approuver les PV des précédentes séances, des projets de réorganisation ou voter des résolutions, rares sont les séances de CSE ne donnant pas lieu à un vote. Certes, le vote peut se faire par une simple manifestation écrite ou vocale mais certaines consultations requièrent un vote à bulletin secret. Choisir un bon logiciel de vote électronique est donc de première importance. Il existe de nombreuses solutions de logiciel de vote en ligne gratuites ou payantes.
L’obligation d’établir un procès-verbal de la séance est évidemment maintenue et plus que jamais requise pour les instances en distanciel. Quelles que soient les modalités d’organisation, Congrès 2000 s’adapte à vos contraintes et s’engage toujours à restituer des comptes rendus de qualité.
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